เทคนิคควบคุมการประชุมง่ายนิดเดียว

     แค่คิดถึงก็ปวดหัวแล้วสำหรับการประชุมที่กินเวลาทำงานของเราไปครึ่งค่อนวันแต่หาข้อสรุปไม่ได้ ลูกน้องก็แสดงความคิดเห็นกันมากมายแต่ไม่รู้จะดำเนินการอย่างไรต่อ ลองใช้วิธีนี้ดูนะคะ เทคนิคนี้เรียกว่า "การรวบรวมความคิดเป็นภาพกว้าง (Chunk Up) และแตกประเด็น (Chunk Down)"
     สำหรับผู้บริหารแล้ว เทคนิคที่ว่านี้สำคัญมาก การรวบรวมความคิดเป็นภาพกว้าง หรือ Chunk Up เป็นการช่วยให้เรารวบรวมความคิด การมองภาพในมุมกว้างขึ้น หรือเป็นการรวบรวมความเห็นที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเพื่อนำไปสู่บทสรุป ยกตัวอย่างเช่น เมื่อมีความเห็นหลากหลายจากลูกน้อง ให้เราพยายามคิดว่าจุดประสงค์และจุดมุ่งหมายหลักของความเห็นที่หลากหลายนั้นคืออะไร
     บทสรุปคืออะไร หรือแม้แต่เมื่อในที่ประชุมมีการแลกเปลี่ยนหรือถกเถียงกันในรายละเอียดแบบลงลึกและเริ่มจะเลยเถิด เราสามารถควบคุมการประชุมได้ด้วยการเตือนให้ทุกคนนึกถึงจุดประสงค์หรือทิศทางของการประชุมว่าเราต้องการอะไร เพื่อจุดประสงค์อะไร อะไรที่หลุดประเด็นหรือนอกกรอบไปก็จะต้องเก็บไว้ถกกันภายหลัง เป็นต้น เหมือนการมองทิวทัศน์แบบ Bird Eyes View ที่จะทำให้เรามองเห็นสถานการณ์ได้เข้าใจแจ่มแจ้งมากขึ้น สำหรับการแตกประเด็น หรือ Chunk Down สามารถนำมาใช้ถามเจาะกับลูกน้องเพื่อขอความคิดเห็นและแตกประเด็นเป็นเรื่องย่อยๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     ยกตัวอย่างเช่น เมื่อเริ่มการประชุมจะต้องมีการกล่าวถึงจุดประสค์และสิ่งที่ต้องการจากที่ประชุมนี้ ต่อไปผู้บริหารจะต้องสามารถนำการประชุมต่อโดยเจาะลงรายละเอียดทีละขั้นๆลงไปจนถึงรายละเอียดสุดท้ายที่ต้องการ รวมไปถึงการขอตัวอย่างในเชิงปฏิบัติในกรณีที่จำเป็นต้องใช้
     นอกจากนี้ยังมี Lateral Chunk คือการคิดไปในแนวขนาน นั่นก็คือการรวบรวมความคิดขึ้นไปขั้นหนึ่ง และลงรายละเอียดกลับมาอีกครั้งหนึ่ง แต่เป็นตัวอย่างหรือรายละเอียดของอีกเรื่องที่อยู่ภายใต้แนวคิดรวมอันเดียวกัน เราคิดอย่างนี้เพื่อเพิ่มไอเดียในที่ประชุมให้กว้างและหลากหลายมากขึ้น ศิลปะของการควบคุมการประชุมคือ
     ผู้บริหารต้องรู้ว่าเมื่อใดที่ต้องรวบรวมความคิดโดยการใช้ Chunk Up เมื่อใดต้องเจาะรายละเอียดโดยการ Chunk Down เพื่อควบคุมทิศทางการประชุมและให้ได้ผลลัพธ์ที่ตั้งใจเอาไว้ วิธีง่ายๆก็คือ Chunk Up - Chunk Down - Chunk Up นั่นก็คือ เริ่มการประชุมด้วย Chunk Up โดยการบอกจุดประสงค์หลักให้ทุกคนเห็นภาพรวมในการประชุม และเริ่มเจาะรายละเอียดไปเรื่อยๆโดย Chunk Down
     ระหว่างนี้ ต้องมีการนำ Chunk Up / Chunk Down และ Lateral Chunk มาใช้สลับไปมาตามเหตุการณ์ แต่ต้องจบการประชุมด้วยการ Chunk Up เสมอเพื่อรวบรวมความคิดและหาบทสรุปของที่ประชุมนั่นเองค่ะ เทคนิคนี้ไม่ยากเลยแต่ต้องอาศัยเวลาฝึกฝนและความมีตรรกะในการคิดของผู้บริหารประกอบกัน นอกจากนี้ ยังสามารถใช้เทคนิคนี้ได้กับการคิดวิเคราะห์ทั่วไปด้วยค่ะ